Microsoft 365 fa già il backup dei dati?
Microsoft garantisce il funzionamento del servizio e conserva per un certo periodo ciò che viene eliminato. Non equivale a un backup: per recuperare dati cancellati da tempo, cifrati da un ransomware o persi con un account chiuso serve una copia indipendente.
- Microsoft protegge il servizio, non gli errori degli utenti
- Cestini e conservazione hanno limiti di tempo
- Il modello prevede una responsabilità condivisa
- Un backup esterno copre cancellazioni, ransomware e uscite di personale
Cosa garantisce Microsoft
Microsoft garantisce la disponibilità del servizio e che l’infrastruttura non perda dati per guasti propri: replica i dati tra data center e mantiene la continuità operativa. È il modello a responsabilità condivisa: il fornitore risponde del cloud, il cliente di ciò che vi inserisce, cioè dati, identità e configurazioni.
Cosa conserva e per quanto tempo
Gli elementi eliminati restano recuperabili per un periodo limitato, diverso da servizio a servizio. Secondo la documentazione Microsoft, gli elementi eliminati da SharePoint e OneDrive restano recuperabili per 93 giorni. Anche Exchange ha un proprio limite di recupero, e la casella di un utente eliminato resta disponibile solo per un certo tempo dopo la chiusura dell’account. Servono a rimediare a errori recenti e non sostituiscono un archivio.
I valori predefiniti cambiano nel tempo e con il tipo di licenza: vanno verificati sulla documentazione Microsoft e, soprattutto, sulla configurazione reale del vostro ambiente Microsoft 365 (tenant).
Quando la conservazione non basta
Cancellazione scoperta tardi. Una cartella eliminata mesi prima non è più nei cestini.
Ransomware. Se i file vengono cifrati e sincronizzati, anche le versioni recenti possono essere compromesse.
Persone che lasciano l’azienda. Alla chiusura dell’account la casella e i file personali seguono regole di conservazione precise: senza un piano, vengono persi.
Errori di configurazione. Una regola di conservazione modificata può eliminare più dati del previsto.
Richieste legali o di audit. Occorre poter dimostrare cosa era presente in una certa data.
Cosa fa un backup indipendente
Un backup dedicato copia posta, Teams, SharePoint e OneDrive fuori dall’ambiente Microsoft, con una cronologia lunga, il ripristino selettivo di un singolo elemento e copie non modificabili, pensate per resistere a un attacco. Segue lo stesso principio della regola 3-2-1: più copie, su supporti diversi, di cui almeno una separata.
In ATView utilizziamo le soluzioni Veeam, di cui siamo partner, e verifichiamo i ripristini con prove periodiche: un backup di cui non è mai stato provato il ripristino non offre alcuna certezza.
Come verificare a che punto siete
Tre domande per capirlo:
1. Se un utente cancella una cartella condivisa e se ne accorge dopo sei mesi, è possibile recuperarla?
2. Se un account viene chiuso oggi, tra un anno è ancora disponibile la sua posta?
3. Quando è stato provato l’ultimo ripristino e quanto è durato?
Se manca una risposta, conviene verificare la configurazione prima di acquistare qualsiasi strumento.
Domande frequenti
Il backup di Microsoft 365 è obbligatorio?
Nessuna norma impone lo strumento. Il GDPR richiede però misure adeguate al rischio, e la disponibilità dei dati è tra queste: come dimostrarla è una scelta dell’azienda.
Basta sincronizzare i file su un computer?
No: la sincronizzazione replica anche le cancellazioni e le cifrature. È una copia, non un backup.
Dove vengono conservate le copie?
È possibile scegliere: un’infrastruttura dedicata, un altro cloud o entrambi. Vanno stabiliti anche la durata della cronologia e il luogo di conservazione dei dati.
Per approfondire: Cloud Microsoft
Il vostro Microsoft 365 è protetto?
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